In deze 10 stappen verkoop jij je event uit
 

Deze blog is geschreven voor het platform van BusinessBabesNL.

Het is niet zomaar dat de evenementen als paddestoelen uit de grond schieten. De girlboss netwerkevents, self care retreats en female workations zijn online in grote getalen te vinden. De grote marketeers hebben het over ‘écht verbinden’ en ‘waardecreatie’ als ze praten over deze groeiende trend. Daarom hebben evenementen de potentie om veel meer impact te maken op jouw doelgroep dan webinars of online trainingen. 

De uitkomst van iedere ondernemer?
Zo lijkt het organiseren van een evenement de uitkomst voor elke ondernemer, niet? Toch blijkt de realiteit iets minder rooskleurig. Misschien komt het idee om een evenement te hosten wel bij de meeste ondernemers naar boven. Het dan ook nog daadwerkelijk organiseren is andere koek. 

Hoe zie jij de organisatie van een evenement? Is het iets waar je direct energie van krijgt en voelt de organisatie als iets lichts? Of zakt de moed je al in de schoenen als je bedenkt wat er op je to-do lijst komt te staan?

Waarom een event organiseren niet zo makkelijk lijkt (scroll lekker door voor het stappenplan)

Een evenement organiseren kent 2 grote nadelen: 

  1. Het is best wel wat werk. Even een ‘evenementje’ organiseren is er niet bij, hoe klein het event ook is. Die grote berg met werk aangaan vergt op momenten best wat moed en doorzettingsvermogen.

  2. De angst om voor een lege zaal te komen staan. Groter kan de afwijzing niet zijn toch? Ik heb niemand in mijn praktijk gehad die deze angst helemaal niet ervaarde.

In dit monsterartikel help ik je om deze nadelen te vergeten en je op die volle zaal te focussen. 

In 10 stappen jouw evenement uitverkopen

Agnes-Eventcoaching-stappenplen-evenement-event-uitverkopen-volle-zaal.jpg

Stap 1: Wees nieuwsgierig en creëer concrete input

Waar je voor wil waken, is dat je een idee hebt, gelijk op locatiescout gaat en een programma gaat vaststellen. Waar is het programma op gebaseerd? Je mist dan de hele conceptfase. Alsof je een nieuw gerecht gaat uitproberen, zonder naar het recept te kijken. Zie jij jezelf al last minute een bestelling door te geven via Thuisbezorgd?

Neem de tijd om eens om je heen te kijken, bijvoorbeeld naar je concurrenten. Welke evenementen organiseren zij die lijken op het event dat jij wilt organiseren? Of bestaan er al vergelijkbare concepten in een hele andere markt? En de belangrijkste vraag: Waar willen je klanten mee geholpen worden? 

Dit geeft je allemaal een hoop informatie die je meeneemt naar de volgende stap.

Stap 2: Laat je idee shinen

Nu is het tijd om je idee te finetunen en er een concept van te maken. Begin met een brainstorm, het liefst zo out-of-the-box mogelijk. Hoe je dat doet? Kom bijvoorbeeld met minimaal 50 ideeën voor je concept, ga associatief denken of beschrijf je droomevent.

Koppel je brainstorm aan je input bij stap 1. Zie jij een rode draad? Kan jij zien welke dingen juist wel of niet kunnen werken? 

Aan de hand van deze analyse kom je tot een concreet concept waarin je ook duidelijk hebt wat je USP is en wie je doelgroep is. Met misschien wel een indicatief programma, voorbeeld locatie en optionele sprekers. 

Stap 3: Creëer een beleving

Zorg dat jouw doelgroep emotioneel geraakt wordt door je evenement. Waarom dit zo belangrijk is? 95% van de keuzes die wij maken komen uit ons onbewuste brein. En deze wordt het meest beïnvloed door emoties.

Ik zie een evenement daarom ook als een film, met een introductie en een aftiteling. Vanaf het moment dat jij je evenement bekend maakt tot het moment dat je bezoekers een bedankje in hun inbox krijgen. Jij bent de regisseur van de film. Welk verhaal wil je vertellen met je event?  

Beleving helpt je ook om de verbinding aan te gaan met je bezoekers en een vertrouwensband op te bouwen. Zo creëer je supporters die het event weer voor jou promoten. Ik vertel je bij stap 7 waarom dit zo belangrijk is.

Stap 4: Test je concept

Als het goed is, heb je een tof concept bedacht waar jij als ondernemer energie van krijgt om het te organiseren. Krijgt je doelgroep er net zoveel energie van? Dit kan je gewoon testen. 

Maak bijvoorbeeld een poll aan in de BusinessBabes facebookgroep. Of deel in je Instastories dat je dit idee hebt en vraag naar reacties. Of kijk eens of mensen hun e-mailadres willen achterlaten om hier meer informatie over te ontvangen, zoals Ellen van Business Babes heeft gedaan. Of vraag of je hier mensen over mag interviewen... Er zijn mogelijkheden zat! Durf jij deze uitdaging aan te gaan?

Wie weet krijg je door 1 van bovenstaande acties te doen, nog meer input om je concept te finetunen. 


Stap 5: Scout eindelijk die locatie

Staat jouw concept als een huis? Dan is het tijd om de locatie te scouten en je programma eindelijk vast te leggen. En uiteraard alles wat erbij hoort. Zoals sprekers, catering, goodiebag, inrichting, aankleding en natuurlijk je inhoudelijke programma.

Wil je een handige checklist zodat je niets vergeet? Hij is te downloaden onderaan mijn eerste blogartikel. 

Stap 6: Marketingstrategie

Bepaal ondertussen gelijk ook even je marketingstrategie. Hier zijn hele boeken over geschreven en het is moeilijk om in een paar zinnen samen te vatten hoe je dit goed kunt doen. Maar hoe doe jij je eigen marketing? Borduur daar op voort! Dit werkt namelijk al voor jou en bij je doelgroep. 

Enkele tips die echt bij de marketing van evenementen goed van pas komen:

    • Eventmarketing gaat echt over herhalen, herhalen en herhalen.

    • Je hebt meerdere fases in je marketing. Denk aan; aankondiging, early-bird fase, reguliere tickets, last minute deals, etc. Bepaal de verschillende touchpoints en wat je de doelgroep op die momenten aanbiedt.

    • Zet je event gelijk sterk neer. Dus maak gelijk een grote naam bekend of lanceer het in een IGlive met een winactie.

    • Reviews over je events werken altijd goed!

    • Promoot je event in webinars, IG live of andere manieren van ‘live’ contact.

    • Onderzoek of je event PR waarde heeft en je terecht kan bij blogs of kranten.

Stap 7: Mond-op-mond reclame is all you need

Oke, niet helemaal waar. Toch krijgen de meeste events op deze manier wel hun meeste bezoekers. Waarom dit zo goed werkt? Het voelt betrouwbaarder als je een positieve review leest dan wanneer je de organisator vol lof hoort praten. Bovendien krijgen mensen die nog niet een kaartje voor jouw evenement hebben gekocht een beetje last van FOMO (Fear Of Missing Out). 

Je kan dit stimuleren door enkele kaarten weg te geven aan influencers, een winactie te houden of wellicht een ludieke deelcampagne.

Stap 8: Werk met partners

Ondanks dat jij het event organiseert, kan het heel slim zijn om met partners samen te werken. Je creëert dan namelijk een win-win-win situatie. Goed voor jou, je partner én je bezoekers.  

Met welke partners kan jij een win-win-win situatie creëren? Denk bijvoorbeeld aan een spreker, goodiebagpartners of een locatiepartner. Ook je kleding kan worden gesponsord door bijvoorbeeld een (web)winkel. Of misschien wil je wel entertainment hebben die zo af en toe het podium pakt, zodat jij een glas water kan drinken. 

Stap 9: Mindset is key

Misschien had deze ook wel als eerste genoemd moeten worden. Gedurende het gehele proces, is je mindset namelijk echt belangrijk. Toch komen de meeste organisatoren dit pas later tegen. Evenementen kunnen soms namelijk een stressvolle rollercoaster zijn. Het vraagt best wel wat weerbaarheid van je om hier mee om te gaan. 

Tips? Ga er vanuit dat je event niet binnen een week is uitverkocht. Heb een lange adem en focus je op de waarde die je levert. Begin klein, dus liever eerst insteken op 20 personen en wegens succes een locatie voor 50 personen zoeken in plaats van andersom. En als laatst, heb vertrouwen. Als jij de voorgaande stappen allemaal hebt gevolgd, gaat het goed komen. Of je nu voor 10 of 50 man staat. 

Stap 10: Ontwikkel je eigen succesformule

Een evenement moet groeien. Stel je daarop in bij de eerste editie.  Tuurlijk heb jij een x aantal mensen in de zaal nodig om aan je event te verdienen of überhaupt quitte te draaien. Dat is vaak uitproberen, kijken wat werkt en niet werkt. 

Er bestaat namelijk niet één succesformule voor evenementen. Dat is, net als bij je eigen onderneming, voor elke ondernemer anders. Gebruik daarom sowieso de eerste editie voornamelijk om je concept te testen, data te verkrijgen, te voelen hoe het is om op het podium te staan en je eerste testimonials op te bouwen. 

En zo kan jij in 10 stappen shinen op het podium van je eigen event. Succes! 

Check hier nog meer info over hoe jij kan shinen!

 
Agnes Verschuren
Maak van je event een life-changing experience [3 lessen van Tony Robbins]
 

Tony Robbins organiseert over de hele wereld seminars. Deze self made entrepreneur draait zijn hand niet om voor evenementen en organiseert zo’n zes meerdaagse events per jaar, maar dat is niet altijd zo geweest. Voor Frankwatching schreef ik een artikel over drie geheimen van Tony die hem zo succesvol maken en laat ik je zien hoe hij dit praktisch toepast. Zo kun jij met redelijk simpele toepassingen je event binnen no-time ontwikkelen tot een life changing experience. Lees hier het artikel.

 
Agnes Verschuren
Een evenement organiseren met impact; dit is stap 1
 
 

Je creativiteit vloeit en je krijgt een geweldig idee in je hoofd. Wat als je al je kennis nu eens gaat delen op een evenement? Je hebt dan live contact met je doelgroep, je kan je kennis veel effectiever delen én je hebt wel eens zin in een een leuke dag met veel gezelligheid. Je begint het een en ander op papier te zetten en langzamerhand bekruipt je het gevoel: Wat ben ik eigenlijk aan het doen? 

Je wilt een professioneel evenement organiseren met impact, maar je hebt dit nog nooit eerder gedaan. In ieder geval niet op deze schaalgrootte. En daarom begin je te twijfelen. Je vergeet dan dat creativiteit het belangrijkste ingrediënt is voor een impactvol event. 

Creativiteit voor het organiseren van evenementen is als de marketingtools voor je bedrijf. 

Het is je katalysator die ervoor zorgt dat je gaat groeien. En soms veel sneller dan dat je van te voren had ingeschat. Je wilt er daarom voor waken dat je creativiteit niet in het proces verloren gaat. 

Want laten we eerlijk zijn; iedereen kan een evenement organiseren. Een locatie regelen, programma samenstellen en catering bestelling is niet zo moeilijk. Maar creativiteit is wat er voor zorgt dat je evenement opvalt en kan zorgen voor een beleving die al je gasten blijven onthouden. Wil je een paar tips die je hierbij helpen?

  1. Brainstormen 

Hokjes denken en alles wat niet ‘hoort’ belemmert ons proces. Wat als je jezelf de ruimte geeft om even niet in de onmogelijkheden te denken en je idee om te zetten naar een droomevent.

Hoe ziet het evenement van je dromen eruit?

Het helpt mij om dit te doen volgens het TOP-model (think-of-possibilities) waar ik over sprak op instagram. Hierbij zet ik al een nieuwe bulletpoint op het papier alvorens ik over een nieuwe oplossing of idee denk en alle gedachten schrijf ik op. Hoe gek of onhaalbaar ze ook lijken. Snap je nu de naam? ;)

2. Concept is key

Er zijn ondernemers die deze stap overslaan. Maar een goed begin is het halve werk. Daarom spenderen eventmanagers hier juist veel tijd aan. Je concept is namelijk het fundament van je evenement. Hoe sterker je concept staat, hoe vloeiender het organisatieproces verloopt. 

Er zijn veel methodes die je hierbij helpen: visualisatie, je ideeën beeldend maken, mindmaps en het beantwoorden van vragen. Allemaal helpen zij je bij de ontwikkeling van je concept. Als je het TOP-model hebt gevolgd en eens kijkt naar alles wat je op papier hebt gezet, zie je dan een rode draad? Of onderdelen die elkaar versterken? Of een thema die je in kan zetten? Kijk eens in welke woorden je het event kan samenvatten.

Wat zijn de max. 5 kernwaarden voor je evenement? 

Mocht je er niet uit komen, geen zorgen. Binnenkort komt mijn werkboek uit die je hier zo doorheen loost. Zo heb jij binnen twee uur een sterk concept voor je evenement, passend op je doelgroep en gemaakt om impact te maken. Je kan hier een reminder aanmaken als je dit niet wil missen en goed kan gebruiken.

3. Suprise element

Normaal ben ik niet zo van de trucjes, maar dit is er dan toch een. Waarom dit zo veel impact maakt? Een verrassing haalt ons uit onze gebruikelijke patronen en brengt onze volledige focus op het hier en nu. Daarnaast zorgt het voor een serotonineboost (neurotransmitter die je een goed gevoel geeft) die 4x zo hoog is dan zonder verrassingselement (say what?).

Tijdens een suprise element heb jij de volledige focus van je bezoekers. Dit is hét moment om je boodschap te vertellen en je meest waardevolle kennis te delen.

Je bezoekers vergeten dat ze trek hebben, de kinderen straks nog van de crèche op moeten halen of in een zaal staan vol onbekenden. Dus welk suprise elementen bedenk jij? Krijgen ze allemaal een cadeau mee naar huis, Oprah style? Heb jij een toffe afterparty geregeld waardoor iedereen nog een uur langer blijft? Of heb je een spreker uitgenodigd waar niemand van wist?

Tot slot

Om impact te maken heb je slechts één ding nodig: een unieke beleving speciaal ontwikkeld voor je doelgroep. Dit levert niet alleen blije bezoekers op, maar helpt je ook meer tickets te verkopen. Zonder creativiteit kom je hier niet. Neem voordat je in de regelmodus gaat dus even de tijd om over de bovenstaande punten na te denken. 

P.s. Check deze eventchecklist. Als je genoeg TOP tijd hebt genomen, helpt deze je om de eerstvolgende stap te bepalen en kan je hier downloaden.

 
Agnes Verschuren