Een online evenement organiseren: wél of niet doen?
In dit artikel neem ik je mee in de wereld van online events. De voors en de tegens. De haakjes die eraan vast zitten. Voorbeelden. De kansen en de bedreigingen. En helemaal onderaan de 4 essentials voor je online evenement. De verschillende kopjes maken het makkelijk om te scrollen.
Op maandag 16 maart wist ik: ik moet schakelen. Ik luisterde naar de persconferentie waarin verteld werd dat alle evenementen met meer dan 100 gasten t/m 6 april geannuleerd moesten worden. Veel Nederlanders bleven er nuchter over, want wellicht is het over een maandje of twee allemaal wel over. Maar de voorzichtige woorden van Rutte: ‘het kan wellicht een paar maandjes duren’, bleven in mijn hoofd galmen. Ik wist het toen al zeker:
Dit gaat veel langer duren dan wij nu hopen…
Bij evenementen was ik gewend om goed-weer en slecht-weer scenario’s te maken. En dat deed ik gelijk ook in deze situatie.
Goed weer scenario: We hebben er over twee maanden nergens meer over. En ons gewone leven gaat gewoon door.
Slechtweer scenario: Dit hele jaar mogen geen events van meer dan 1000 gasten georganiseerd worden, maar pas na de zomervakantie kunnen weer events van meer dan 100 gasten opgebouwd worden. Doordat we zolang ons hebben moeten aanpassen aan een nieuwe situatie, zullen veel van ons niet meer terug gaan.
Al een event op de planning? Dit zijn je keuzes
Nu zijn we drie weken later en het lijkt erop dat het slecht weer scenario realiteit begint te worden.
Iedereen die een evenement op de planning had, heeft een keuze te maken:
Je organiseert deze niet
Je verplaatst deze naar een nieuwe datum
Je organiseert deze wel, maar op een manier dat het wel mag en verantwoordelijk is. Zoals online.
In dit artikel vertel ik je meer over optie 3. Want waarom zou je wél een online evenement willen organiseren en waarom ook juist niet?
Neig je naar optie 2? Lees dan zeker even mijn vorige artikel.
De twee (voor)oordelen van online events
Als ondernemers twijfelen over online events, hoor ik twee dingen:
Ze twijfelen of ze online wel een beleving kunnen creëren. Dat uitten ze dan met: Het voelt niet echt. Je kan toch niet dezelfde waarde leveren? Je hebt geen interactie. Daar kan ik toch nooit 100 euro of meer voor vragen?
De technische kant die bij online events komt kijken beangstigd hun. Hierbij hoor ik ze zeggen: Het webinaraanbod vind ik belabberd en slecht. Ik weet niet goed wanneer het kwalitatief is of niet. Ik ken zoom, maar hoe maak je daar een professioneel evenement van? Wie wil daar ooit een ticket voor kopen?
Zijn deze gedachtes waar? Gebaseerd op eerdere ervaringen? Of statistieken?
We hebben deze gedachtes omdat we simpelweg geen virtual events gewend zijn. En omdat het zo onbekend is, vergelijken we online events met wat we wel kennen: webinars, IGTV, Facebook live; allemaal stuk voor stuk super mooie kanalen, maar kwalitatief niet te vergelijken met een online evenement. Al is het maar omdat je hier geen omzet bij draait en een online event wel. En als je budget hebt, heb je geld om te besteden aan kwaliteit.
Dus als deze (voor)oordelen misschien niet waar zijn, laten we dan eens verder kijken.
De voordelen van online events
Een greep van de belangrijkste voordelen zijn:
Je stimuleert enorm je online bereik
Het is vele malen goedkoper en daardoor hogere ROI
Eco friendly omdat niemand zich hoeft te transporteren van en naar het evenement + geen waste van voedsel en materialen
Meer interactie mogelijkheden, zonder de hoofdprijs te betalen
Laagdrempeliger voor je marketing en daarmee potentie tot een veel groter bereik
Voorbeelden van ondernemers & bedrijven die hun kansen zien
Ruimte om te raken - Project Touchscreen
Door de gevolgen van het coronavirus is er een surreële wereld ontstaan, waarin alles wat vanzelfsprekend was plotseling anders is. Juist in tijden waarin afstand houden van levensbelang is, is het belangrijk in verbinding te blijven. Zij zijn werkzaam in de wereld van cultuur en events en creëren initiatieven die raken. Op 1 april trapten ze af met het eerste project: Touchscreen. Verschillende artiesten waaronder Typhoon, Iris Hond en Celine Cairo traden op voor een publiek van vijftig iPads waarop mensen vanuit huis konden inbellen. Ze waren er fysiek niet bij, maar volgden de optredens tóch live. Het publiek had contact met de artiest en de artiest had weer een echt publiek. Net als bij een echt concert was er verbinding en een heerlijke wisselwerking van energie.
Enkele reacties:
Buitengewoon Leiderschap van TIBOR.nl
Het live evenement op 23 mei kan niet doorgaan. De oplossing die Team Tibor en de overige drie sprekers van het evenement Buitengewoon Leiderschap bedachten was:
Het live evenement verplaatsen naar 5 september
Op de oude datum van het live evenement een waanzinnig online evenement organiseren
Tussendoor 4 masterclasses van de 4 sprekers waardoor een ticket voor het evenement ineens een ticket wordt voor een halfjaar programma.
Tibor.nl heeft er gebruik van gemaakt dat een online event vele malen goedkoper is om te produceren dan een live event. Als je dan alleen maar positieve reacties terug krijgt, weet je dat je het goed hebt gedaan.
WWDC Apple event
Toch ook even een internationaal voorbeeld van een van de grootste en bekendste bedrijven van de wereld. WWDC is het jaarlijkse congres van Apple voor Developers. Eerder organiseerden Apple (en anderen uit de tech- en gameindustrie) hun jaarlijkse congres als een hybride event (deels offline, deels online). Vanwege corona heeft Apple besloten dit evenement volledig online te doen.
Apple focust op het veel grotere bereik die zij hiermee kunnen bereiken: “We are delivering WWDC 2020 this June in an innovative way to millions of developers around the world, bringing the entire developer community together with a new experience,”
Diegene die geen virtual event organiseren en daarom het event moeten aflassen? Google & Facebook. Zij annuleren hun jaarlijkse congres en moeten hun nieuwste producten op een andere manier lanceren. Lekker voordeeltje voor Apple!
De 4 essentials voor jouw online event
Hoe zit het nu met je (voor)oordelen over online events? Hopelijk ben je erachter gekomen dat een online evenement absoluut niet iets voor jou is, of ben je nieuwsgierig naar hoe je een online evenement organiseert.
Want hoe zet jij je droomevent om in een belevingsvol online evenement?
Waarschijnlijk weet jij nu nog niet hoe en daarom heb ik 4 essentials voor je uitgeschreven. Hierdoor krijg jij een volledig geïnspireerd motortje om gelijk aan de slag te gaan.
Want hoe mooi zou dat zijn, dat jij door corona niet een stap achteruit moet zetten maar juist 4 stappen vooruit?
