Is het slim om in 2021 een evenement te organiseren?
Nog 1 maand tot 2021. Plannen worden gesmeed en begrotingen worden opgesteld. Het perfecte moment om jezelf af te vragen of je in 2021 een evenement wilt organiseren. Met de crisis in je achterhoofd stel je jezelf deze vraag hoogstwaarschijnlijk een tweede en derde keer voordat je vol enthousiasme JA zegt. In dit monsterartikel mijn visie op of je het wel of niet moet doen en hét stappenplan mocht je wel ja willen zeggen.
Ik sprak van de week drie verschillende ondernemers.
De eerste wist niet hoe ze haar ticketprijs moest bepalen. Want wat is nou de waarde van een online evenement?
De tweede durfde geen evenement te organiseren omdat hij bang was geld te verliezen. Terwijl de begroting liet zien dat hij waarschijnlijk 20k aan winst over hield.
De derde had net een online evenement georganiseerd en was net zoveel aan kosten kwijt als bij haar offline evenement van vorig jaar. De omzet was helaas wel gehalveerd. (Het event was trouwens wel een groot succes en heeft haar ook veel andere zaken opgeleverd.)
Geld & risico.
Daar gaat het nu allemaal om in deze onrustige tijden.
Dus is het in 2021 wel slim om in een evenement te investeren?
In het kort: Juist heel slim, maar zorg wel dat je het slim aanpakt.
Lees verder voor het lange antwoord.
De afweging
In principe is het een simpele afweging die je moet maken.
Weegt de investering (in tijd, geld en energie) en het risico wat ik loop op tegen wat ik ervoor terug krijg?
Dus welke van de twee is het:
Investering + risico < waarde die je terug krijgt (winst, nieuwe klanten, expertstatus, leads, sterkere community, etc) Investering + risico > waarde die je terug krijgt
Waar ik zie dat het meestal fout gaat is dat ondernemers hier geen helderheid in hebben. Ze hebben een hunch, een gevoel, en gedachtes als “wat!? Kost mijn evenement 50k?” nemen de overhand. Zonder te beseffen wat het hun op kan leveren.
Daarom dit monsterartikel. Zodat jij niet de ondernemer bent die in deze fase blijft hangen, maar jij wel als één van de weinigen zorgeloos gaat shinen.
Laten we eerst eens kijken welke extra voordelen er in het spel zijn.
Het voordeel om in 2021 wél een event te hosten
Onzekerheid, angst en risico weerhouden veel ondernemers om het te doen. Ze wachten nog even tot na corona. Maar juist nu een evenement organiseren heeft ook zo zijn voordelen.
1. De evenementenpiek is weg en wordt na de coronatijd 2x zo hoog. De eventbranche mist nu namelijk 80% van haar omzet. Dus laat zeggen dat ergens tussen de 50%-80% van je concurrenten geen evenement organiseert. Deze ondernemers staan ook te popellen om na de coronatijd iets te doen.
2. Je klanten hebben niet minder behoefte aan een event, juist meer. In deze onrustige tijden zijn wij als mensen op zoek naar houvast, rust, zekerheid & verbinding. Als jouw event dit kan bieden, en dit kan zeker ook online, speel je perfect in op de behoeftes van je gasten.
3. En als deze twee nog niet genoeg zijn: Dit is de perfecte tijd om kleinschalig een nieuw concept te lanceren. Je verzamelt foto's, video's en reviews die zorgen dat de volgende editie met gemak je zaal uitverkoopt.
Risicoloos organiseren
Het stappenplan die veel ondernemers (minimaal 80%) gebruiken ziet er als volgt uit:
Het idee uitwerken
Datum & ticketprijs bepalen
Nadenken over het programma
Op zoek naar een locatie en die boeken
Herkenbaar?
Als je zo risicoloos mogelijk wilt organiseren, moet je weten wat de risico’s zijn. Zodat je daaropvolgend een plan kan maken om de risico’s zo laag mogelijk te houden. Daarom is het essentieel om eerst naar je financiële plan te kijken, voordat je een salespage aanmaakt of een locatie boekt. Je hebt namelijk niets aan een salespage als je niet weet of je wel geld gaat verdienen met je event.
Het stappenplan die ik dus altijd gebruik:
Het idee uitwerken
Opstellen begroting, verdienmodel & KPI's (want waarom zou je zoveel tijd en energie ergens insteken als je niet een concreet doel hebt?)
Uitwerken van het concept, datum & ticketprijs bepalen
Je begroting is het belangrijkste document in je hele organisatieproces en toch kladderen de meeste ondernemers dit op een servetje die ze daarna kwijt raken.
Geheel risicoloos kan je alleen organiseren als je eerst tickets verkoopt, voordat je het geld gaat uitgeven. Dit komt niet heel vaak voor, maar met dit principe in je achterhoofd kan je wel nadenken hoe je zo risicoloos mogelijk kan organiseren.
Kan je een lanceringsstunt bedenken waardoor je 50% van je verkoop al binnen hebt?
Kan je werken met mijlpalen, waarbij je pas dingen boekt wanneer je x aantal tickets hebt verkocht?
Kan je betalingsafspraken maken met de grote leveranciers?
Het nut van een begroting op stellen
Het begint als een spelletje. Wat als ik dit idee omzet in cijfertjes, hoeveel zou een ticket dan moeten kosten? Zo begin je aan je begroting. Dit is en blijft gokwerk. Maar hoe beter jij je bezoekers en de markt kent, hoe beter je voorspellingen zijn.
Om niet van de koude kermis thuis te komen, maak je ook een ‘goed weer’ en een ‘slecht weer’ scenario. Dus wat gebeurt er als je meer/minder tickets verkoopt?
Uiteindelijk kom je op zoiets als dit uit.
Nu pas heb je een goed beeld van je risico. Dat is namelijk 5000 euro.
Dit is ook het perfecte moment om jezelf af te vragen: ben ik tevreden met een financiële winst van 15k?
Is je antwoord een ja? Dan ga je verder om doelstellingen voor je evenement te bepalen.
Is je antwoord een nee? Dan moet je terug naar de tekentafel om je concept aan te passen.
p.s. Meer over begrotingen maken kan je hier lezen.
Doelstelling in de vorm van KPI’s
Vaak als ik met ondernemers rond de tafel zit om te vragen wat het doel van hun event is, hoor vaak als eerste “de gasten moeten vol inspiratie weggaan” (of meer van dit soort vage doelstellingen).
Elk evenement heeft een doel die te vertalen is naar een cijfer. Dus bepaal voor jezelf: Wanneer is je evenement geslaagd?
Hoeveel tickets wil je verkopen?
Hoeveel financiële winst wil je overhouden?
Hoeveel nieuwe emailadressen wil je op je lijst hebben?
Hoeveel nieuwe klanten wil jij eruit halen?
Welke concrete verandering moeten je gasten meemaken?
Afhankelijk van je doelstellingen, bepaal je de belangrijkste KPI’s. Dus welke 3 cijfers wil je behalen?
Het enige wat je nu nog tegen kan houden
Nu sta je met 8-0 voor op al je concurrenten:
Je organiseert überhaupt een evenement
Je denkt eerst na over je concept, voordat je geld uit gaat geven aan een locatie, spreker of andere zaken.
Je hebt een verdienmodel gebaseerd op de kosten die je met je concept gaat maken
Je hebt een begroting gemaakt (je wilt niet weten hoeveel ondernemers dit niet doen)
Je hebt goed nagedacht over je risico (goed weer en slecht weer scenario) en of je dat wilt dragen
Je hebt je begroting vertaalt naar concrete doelstellingen (KPI’s)
Je creatieve motor is aan en je hebt bedacht op welke manieren je de doelstellingen ook echt kan behalen. (in plaats van dat je in het wilde weg gaat organiseren)
Maar het belangrijkste: Je hebt rust. Je hebt helderheid. Je hoeft het plan alleen nog maar uit te voeren en je weet hoe eenvoudig het is om je doelstellingen te behalen.
Dus het enige wat je nu nog kan tegen houden is dat je dit monsterartikel hebt gescand en denkt: Geen zin in. Te moeilijk. Kan ik niet. Is niet mijn ding. Waarom zou ik? (of welke variatie je er op hebt).
Dan kan je drie dingen doen:
Expertise er bij trekken en dit uitbesteden. Plan hier een kennismaking in voor een plekje in mijn agenda
Geen evenement organiseren (want een bedrijf zonder businessplan is ook niet handig).
Wel het evenement organiseren en hopen dat je er niet te veel mee verliest.
Weet: Je evenement is slechts het middel. Die expertstatus, financiële winst en nieuwe klanten zijn je doel.
Dus ga het maar doen. En je weet het, begin met de cijfertjes.
