Een begroting maken voor je evenement
Waarom zou je eigenlijk een begroting maken? Met een goede kostenindicatie kom je ook al heel ver toch? En als je toch niet zo goed weet hoeveel alles kost, heb je niet zoveel aan een begroting. Dus ga je gewoon lekker beginnen met organiseren, totdat je je bedenkt: “Ja, ik heb enorm veel zin in mijn evenement, maar ik houd er geen cent aan over.”
Nu hoeft geld verdienen niet persé een doel van een evenement te zijn. Maar wat je niet wilt is tot op het laatste moment in de stress zitten omdat je nog 10 tickets moet verkopen om break-even te draaien. Je hebt dan geld uitgegeven wat je eigenlijk nog niet hebt.
Je wilt dus veel eerder in dat proces weten hoe je er financieel voor staat en van daaruit keuzes maken. Niet andersom.
Daar heb je een begroting voor nodig.
Ik zal je dan ook een geheimpje verklappen: Zo lang wou ik al dit artikel schrijven. Ik ben namelijk nooit een super georganiseerde eventmanager geweest. Maar wanneer ik een evenement organiseer is er slechts één document die ik heel zorgvuldig elke week bij houdt. Je raad het al, dat is de begroting. Ik wil namelijk weten of ik iets kan inhuren of dat ik moet onderhandelen over de prijs. Ik wil weten of we nog een marketingactie moeten opzetten om die extra tickets te verkopen. En ik wil weten hoeveel ik ervoor terug krijg zodat ik beter kan besluiten hoeveel energie ik er in ga steken. Dit document geeft antwoord op al die vragen. Dus laten we snel doorgaan met hoe ik het doe
Mijn begroting is mijn to-do lijst en planning tegelijk. Ik heb in één overzicht hoe ik ervoor sta.
Waar is een begroting maken nou goed voor?
Waarschijnlijk heb je een concept voor je event in je hoofd of op papier gezet. Je weet hoe het er uiteindelijk uit moet zien. Dan helpt een begroting maken jou om:
Onderzoeken of dit idee wel haalbaar is
Bepalen wat je nodig hebt om je idee te realiseren zodat je kan zien wat het je oplevert
Kijken of het idee wel haalbaar is. Ja, ik wil daar toch iets meer over zeggen. Want voor iedereen die een begroting maken zo lastig vind om te doen, is het juist belangrijk om die te maken. Om bovenstaande redenen. Wanneer je JA zegt op het hosten van een evenement, zeg je JA tegen een heleboel werk. JA tegen tegenslagen en JA tegen risico nemen. Wanneer je niet helder hebt waarom je iets doet, ga je halverwege de handdoek in de ring gooien en zeg je tegen jezelf: “dit nooit meer. Ik ga wel een online programma maken.” Dat zou zonde zijn. Echt zonde. Lees dus snel verder als ook JA wilt zeggen zonder de handdoek in de ring te gooien!
De twee soorten begroting
Ik gebruik altijd twee verschillende begrotingen. De eerste begroting test de haalbaarheid van mijn concept én kan ik zien hoeveel risico ik loop. Daarom noem ik dit ook de strategische begroting. Pas als ik hierop een “go” geef, ga ik door naar de productionele begroting.
Strategische begroting
In deze begroting maak een ruwe inschatting van de kosten en inkomsten en werk ik dat uit volgens drie scenario’s:
te verwachte scenario
worst case scenario
best case scenario
Maar hoe weet je nu welke bedragen je moet invullen?
Als je het vaker doet, kan je zo de geldbedragen invullen. Dus begin eerst met wat je wel weet. En wat je niet weet ga je offertes opvragen.
Productionele begroting
Nadat je een go hebt gegeven op de strategische begroting pak je de kolom van het te-verwachte-scenario en gebruik je deze voor je productionele begroting. Deze werk ik dus aan het einde van elke week of tussendoor bij. Dit overzicht is heaven in de chaos van organiseren.
Wil je aan de slag met je begroting én alle stappen weten hoe je een goede begroting maakt? De begrotingstemplate die ik met al mijn coachees deel, kan jij ook krijgen. Plan hier een kennismaking in en ontdek welke samenwerking iets voor jou is.
