4 vragen die je in een kennismaking/intake moet stellen
"Maar wat moet ik dán vragen?"
Met grote blauwe ogen kijkt ze me aan. Met een blik die een beetje op wanhoop staat en een beetje op vragend. Net als de rest van de groep.
Hun hoofden schieten van haar naar mij en weer terug.
Zo is er even een doodse stilte...
Ask the right questions and the answers will always reveal themselves - Oprah Winfrey
Er zijn honderden boeken geschreven over de 'power of the right question'. Er is zelfs een instituut over opgericht. Fascinerend vond ik het toen ik voor het eerst besefte hoe belangrijk het is welke vragen je stelt, toevallig ook op een evenement.
Hij zei: vraag jezelf dus nooit af waarom jij op een plek zit waar je niet gelukkig bent. Maar vraag jezelf af wat je eraan kan doen om wel gelukkig te worden.
Twee verschillende vragen, met twee verschillende antwoorden. De ene houdt je in deze situatie. De andere haalt je eruit.
En sindsdien ben ik dat gaan het testen en is mijn vriend zo nu en dan een proefkonijn. 🐰
"Lieverd; als jij nu zou koken, wat zou je dan maken?" in plaats van "Lieverd; heb jij zin om te koken vanavond?"
Beide vragen stel ik wanneer ik geen zin heb om te koken, maar bij de eerste vraag laat ik hem om contact komen met zijn verlangen om iets lekkers te maken. Bij de tweede geef ik hem de gelegenheid om in contant te komen met zijn moeheid en het niet willen koken.
(beetje gemeen, maar gelukkig heeft hij mij tegenwoordig door.)
Zo zie ik dat er ook de verkeerde vragen in de intakes worden gesteld.
The most serious mistakes are not being made as a result of wrong answers. The true dangerous thing is asking the wrong question. – Peter Drucker
De meest gestelde vraag is iets in de trant van: "Hoe zou het evenement er volgens jou uit moeten zien?"
En terwijl jij het als organisator niet doorhebt, zit jouw klant of baas tot in detail te vertellen hoe het er precies uit moet zien.
Zonder dat hij/zij doorheeft of de gasten dit wel écht willen zien.
Zonder dat hij/zij doorheeft of het financieel wel haalbaar is.
Zonder dat hij/zij doorheeft of hier wel de doelstellingen worden behaald.
En terwijl jij deze vraag stelt gebeuren er een paar dingen:
Je geeft de leiding weg. Je klant/baas is in control en heeft net jouw to do lijst bepaald. Terwijl jij je eventexpert bent toch?
Je mist impact. Zodra je van idee gelijk naar de regelmodus gaat mis je de twee fases waarmee je de meest impact maakt: Strategie en conceptontwikkeling. Eenmaal gepasseerd kan je niet meer terug.
Een evenement moet je niet alleen organiseren, maar ook ontwerpen.
En zo lang jij vast zit in jezelf alleen als regelaar te zien, blijf je in dat hamsterwiel maar rondjes rennen. Hard werken, maar middelmatige resultaten behalen.
Dus hierbij wil ik 4 vragen met jou delen die jij WEL in een intake, kennismaking of discovery call moet stellen.
Voor een lichter eventproces, meer leiding bij jou en mooiere restultaten voor jou events.
Ben je er klaar voor...?
Sla deze vragen ergens op in de notes of gebruik ze gelijk voor je intake formulier. Komt die 👇
1. Waar verlangen de gasten ten diepste naar?
Een evenement organiseer je in the end voor je klant of baas, maar als eerste moet je zorgen dat je gasten een waanzinnige dag hebben. En dus moet jij je verdieping in je gasten. Waar verlangen zij naar?
Mijn ervaring is dat er snel wordt gesproken over woorden als 'verbinding' of 'netwerken' of 'gezelligheid'. Kijk dan of je hier iets meer de diepte over in kan gaan. Wanneer is er verbinding? Is dat wanneer ze met z'n allen in een ruimte staan pauze te houden? Of moeten er een bepaalde vorm van interactie zijn? Of moeten ze met minimaal 3 nieuwe kennissen naar huis gaan? En dat brengt ons gelijk naar de tweede vraag.
2. Wanneer is het evenement geslaagd?
Misschien wel de belangrijkste vraag die je stellen kan, maar wordt vaak vergeten. Je wilt namelijk in het eventproces niet de hele tijd de goedkeuring van je klant/baas moeten vragen. Je wilt zelf verantwoordelijk kunnen zijn voor het resultaat en dat in de gaten kunnen houden.
Daarom is het belangrijk om te vragen wanneer het event geslaagd is. Of een andere manier waarop je deze vraag kan stellen: Wat zijn de doelstellingen voor dit event?
De valkuil is hierin ook dat de antwoorden te veel aan de oppervlakte blijven. Dus kijk voor jezelf of je de antwoorden concreet kan maken.
Zo is 'verbinding' als doel een beetje vaag. Maar 'de gasten moeten met 3 nieuwe kennissen naar huis gaan' lekker concreet. Dit kan je testen en dingen voor bedenken om dit te realiseren.
3. Wat moet de sfeer van het event zijn?
In plaats van dat je vraagt hoe het event eruit moet zien, kan je vragen naar de sfeer van het evenement en andere randvoorwaarden. Zo kan je klant/baas toch hun input geven, maar kan jij die input gebruiken om zelf na te denken.
Deze vraag geeft je veel input voor de locatie, decoratie en catering. Allemaal elementen die erg bepalend zijn voor de sfeer van het event.
Moet het juist formeel of informeel zijn? Kleurrijk of juist minimalistisch?
In mijn nieuwe download Dé Locatielijst, help ik je om de sfeer van je evenement te bepalen en daarmee de locatie te vinden die het beste past bij jouw event. Een korte oefening waarmee je binnen 10 minuten de soort locatie voor je event bepaalt. (mocht jij deze nog niet hebben gedownload, deze kan je gratis downloaden op mijn nieuwe website die morgen/overmorgen online staat)
4. Zijn er andere evenementen waar jij naartoe bent gegaan die wij als inspiratie kunnen gebruiken? Zo ja, welke en waarom die?
Deze vind ik ook zo'n leuke vraag om te stellen om wel meer over de visie van mijn klant/baas te horen, maar hun niet te laten bepalen wat ik moet organiseren.
Want inspiratie hebben we allemaal en hoe meer jij begrijpt waar je klant/baas door wordt geïnspireerd en waarom hoe beter jij iets kan organiseren wat past binnen het kader van je klant/baas.
Zo zei één van mijn klanten, Hypnose Instituut Nederland, dat hij geïnspireerd was door het evenement van Tony Robbins. Daardoor begreep ik dat hij ook een 'immersive evenement' wou hebben.
Je intake is de fundering van je evenement. Dus pak de controle weer terug en gebruik deze vragen om je meer impact te maken met de evenementen die je organiseert. En wil je meer leren over het organiseren van impactvolle evenementen? Meld je dan aan voor de Opleiding Eventmanagement.
