Hoe ga je als organisator om met de onzekerheid nu de deuren langzaam van het slot gaan?
We zitten nu aan het begin van het openingsplan van de overheid. Dat geeft perspectief. Het komende half jaar gaat er weer meer kunnen, maar wanneer precies? En wat zijn dan de maatregelen? Een evenement organiseer je niet in een week, je moet vooruit plannen. In dit blog leer je dat plan voor je komende half jaar te maken. Je gaat in vier stappen van onzekerheid naar vertrouwen in crisistijd.
Wat me opvalt is dat met dit openingsplan er misschien wel meer onzekerheid is als daarvoor. Eerder mochten we gewoon niets, behalve online evenementen organiseren. Je weet dan waar je staat en wat je moet regelen. Maar nu ligt alles weer open.
Je kan jezelf helemaal gek maken hiermee he!? Want wat als je weer bij elkaar kan komen, met honderden tegelijk. Onee, wacht. Hebben we dan nog die 1,5m? Want dan moet ik een grotere locatie hebben. Waarschijnlijk kan ik dan ook niet met zoveel gasten tegelijk. Maar heb ik dan nog wel een verdienmodel?
Dromen vs. realiteit. Constant in conflict met elkaar door de onzekerheid.
In 4 stappen van onzekerheid naar vertrouwen in crisistijd
1. Hou de regie in handen
Vaak wanneer je zo zit te twijfelkonten heb je de regie uit handen gegeven. Je hebt het resultaat van je evenement afhankelijk gemaakt van de omstandigheden. En ineens is je evenement enorm risicovol. Ik geloof dat je nooit zo’n enorme tijds- en geldinvestering zou moeten maken voor zo’n groot risico. Voor mij was dat de reden om vorig jaar ook alleen maar online of licht hybride evenementen te organiseren (ook al mochten we wel offline events organiseren). Met die grenzen werd ik ineens super creatief om dezelfde resultaten te behalen voor mijn klanten en onze gasten.
De regie pakken betekent soms moeilijke keuzes maken en nee zeggen tegen dingen die aanlokkelijk lijken.
Het lijkt aanlokkelijk om nu een fysiek evenement te organiseren, maar wanneer jij beloftes niet kan waar maken en alleen maar kan hopen op de verlichting van de juiste maatregelen, geef jij de regie weg.
Dus welke moeilijke keuzes ga jij maken om weer de regie terug te pakken?
2. Maak een scenarioplanning
Dit gaat je helpen bij de moeilijke keuzes want door scenario planning kan je met een pragmatische blik een fijne keuze maken.
Festivals maakten vroeger al een ‘goed weer’ en een ‘slecht weer’ scenario. Tegenwoordig doet elk evenement dit, maar dan met haar eigen risicofactoren. Bij een eerste evenement is het risico bijvoorbeeld altijd de ticketverkoop. Bij een buiten evenement het weer en in crisistijd zijn het maatregelen waar je afhankelijk van bent.
Stel jezelf de vraag: van welke maatregelen is jouw evenement afhankelijk van?
Maak nu een concrete planning. Dus stel deadlines. Wanneer op x datum deze maatregelen gelden, gaan we voor scenario A. Enzovoort. Je maakt dus tussenstapjes waarbij je jezelf de vraag stelt: tot wanneer kan ik flexibel zijn? En wanneer moet ik echt een keuze maken?
Maar let op: Kiezen voor het ene of andere scenario gaat niet over consessies doen. Hoe kan je in alle scenario’s het meeste uit je evenement halen?
3. Vraag het je gasten
Nog te vaak zie ik dat organisatoren zelf invullen wat hun gasten het liefste willen. Een business bouw je voor je klanten, een evenement bouw je voor je gasten. Dus start een panel of stel enkele zeer betrokken klanten vragen waar jij mee zit.
Zouden zij bijvoorbeeld een test willen doen om naar jouw evenement te komen? Of is dat een te grote drempel? En zouden ze nog wel naar een online event willen gaan wanneer er weer offline evenementen zijn?
Dit kan je ook op simpele manieren testen. Open een wachtlijst voor de ticketverkoop of start een pre-launch voor je gasten die eerder tickets hebben gekocht.
4. Helder communiceren boven alles
De valkuil waar de meeste organisatoren in gaat vallen dit najaar is onduidelijke communicatie. Starten met een online evenement, dan ineens offline tickets open gooien waardoor de online tickets potentieel omgezet moeten worden en dan een maximum van offline tickets inbouwen om zelf nog zekerheid in te bouwen.
Je gasten kopen alleen een ticket wanneer er vertrouwen is. Zeker in tijden van crisis en onzekerheid. Een voorwaarde is heldere communicatie.
Dus wellicht maak je van je evenement ook wel een routekaart die je van begin af aan communiceert?
Of organiseer je nu een online evenement en geef je iedereen een gratis upgrade naar een offline evenement?
Of kies je nu al voor een hybride editie met max live 30 VIP gasten als scenario 1?
In deze periode heb ik constant de mantra in mijn hoofd: simple but better. Aan het begin van de coronacrisis stak je het hoofd boven het maaiveld door vrij vlot wél een evenement te organiseren, maar dan online. Zo kon Buitengewoon Leiderschap in 1 editie groeien van 250 gasten naar 700 gasten. We komen nu weer in een periode waarin leiderschap en vertrouwen uitstralen essentieel is. Kijk naar wat wél kan en je zal zien dat de groei in gasten, omzet en winst automatisch meegaan.
