Evenementenbegroting maken; hoe doe je dat succesvol?

Evenementenbegroting maken; iedereen moet het doen die evenementen gaat organiseren. Ik zie nogal wat begrotingen voorbij komen. De één krabbelt wat op een papiertje, de ander maakt een begroting van het evenement als een schema netjes in excel. Bij de meeste begrotingen zie ik echter keer op keer dezelfde dingen mis gaan waardoor er winst wordt mislopen en buiten budget wordt uitkomen (en daar komen ze helaas te laat achter komen). Dit geeft stress, bij de eventmanager én bij de organiserende partij. Daarom neem ik je in dit blog mee hoe ik mijn eventbegrotingen maak voor al mijn evenementen zodat ik nooit financiële stress heb tijdens het organisatieproces.

Wat is een evenementenbegroting?

Een begroting voor je evenement is een rekensom waarmee je in één overzicht kan zien hoeveel geld je gaat uitgeven (en waaraan) en hoeveel geld er binnenkomt voor je evenement.

De meeste maken het in excel of een soortgelijkprogramma. Hier zitten rekenformules in zodat er automatisch op wordt geteld of vermenigvuldigd waar nodig. Wordt een kostenpost hoger of lager? Wordt dat gelijk aangepast in het totaalschema.

Het doel van een begroting maken voor je evenement is om de winst te behalen voor je event die je graag wilt halen.

Waarom moet je een begroting maken voor je evenement?

De begroting voor je event heeft meerdere functies:

• Je bepaalt hiermee de ticketprijs of het budget van je evenement (als het budget al is vastgesteld is dit natuurlijk niet meer nodig)

• Je bepaalt de haalbaarheid van je doelen (deze bepaal je tijdens het verkennende gesprek met je baas/klant)

• Je bepaalt de kaders voor het concept en de productiefase. Afhankelijk van het gestelde budget kan je x geld uitgeven. Je bepaalt daarnaast ook wat de verdeling van de kosten zijn.

• Je bepaalt hoe je geld anders uit gaat geven als de ticketverkoop tegenvalt of meevalt. (in geval van ticketverkoop) Hierdoor kan je het financiële risico verkleinen wanneer de ticketverkoop tegenvalt.

Een begroting maak je dus vrijwel aan het begin van het eventproces, maar in ieder geval sowieso voorafgaand aan je organisatiefase. In de organisatiefase ga je keuzes maken, dingen regelen en dus ook geld uitgeven. Je hebt een begroting nodig om te bepalen hoeveel geld je voor welke kostenpost hebt.

Het startpunt van je eventbegroting: wat is je financiële doel?

Je begint altijd te bepalen wat het financiële doel is voor het evenement. Dit is een vraag die ik altijd aan mijn klanten stel en nogal kan verschillen per evenement. Ben jij bijvoorbeeld een eventmanager in loondienst en heeft jouw baas jou een ruim budget gegeven, dan is het dus jouw doel om daar binnen te blijven.

Maar ben jij bijvoorbeeld een ondernemer en ga jij tickets verkopen voor je evenement? Dan loop je een veel groter risico en wil je de uitgaves van je geld plannen. Met andere woorden, je gaat pas geld uitgeven als er ook geld binnenkomt. Ook zijn er andere manieren waarop je het financiële risico verkleind. De belangrijkste manier is om een strategische begroting te maken. Dit leggen we verder hieronder uit.

Er zijn 2 begrotingen die je nodig hebt voor je event

Ik maak altijd twee begrotingen voor mijn evenement:

• Strategische begroting

• Productionele begroting

De naam zegt het eigenlijk al. De strategische begroting maak ik in de strategiefase en de productionele begroting maak ik in de productiefase oftewel de fase waarin je alles regelt, vastlegt en bepaald.

Het eventproces uitgelegd

Hieronder zie je schematisch het eventproces staan. De meeste organisatoren zie ik geen eventproces volgen. Ze hebben een idee en gaan gelijk de productiefase in; Ze boeken een locatie, werken het programma uit en plannen een datum. Dit allemaal hoort bij het organiseren van een event, maar pas veel later in het proces. Je hebt eerst nog de strategie- en conceptontwikkelingsfase.

De valkuil hiervan is dat je al dingen gaat vastleggen zonder dat je weet:

• of je het budget hier wel voor hebt

• of dit ook is waar je gasten het diepst naar verlangen

• of je hiermee de 3 doelen gaat behalen (wij stellen voor elk evenement 3 doelen. Het financiële doel is één van de 3 doelen)

• wat het belangrijkste is om als eerste te regelen

Met andere woorden: wanneer je van idee gelijk naar de productiefase gaat, mis je impact.

Zonder te veel over het eventproces uit te leggen, daar hebben we andere blogs voor, wil ik je kort meenemen in het verschil tussen de strategiefase en de productiefase.

Zoals je ziet begin je elk eventproces met een idee. Daarna ga je de strategiefase in. In de strategiefase bepaal je de kaders van je evenement en bekijk je of het financiële doel die je hebt gesteld in de intake/kennismakingsgesprek ook haalbaar is. Dit doe je onder andere door een strategische begroting te maken.

Het verschil tussen een strategische- en productionele begroting

In de strategische begroting ga je een risicoanalyse maken door verschillende scenario’s uit te werken. Werk je met ticketverkoop? Dan is het belangrijk om te kijken wat het financieel gebeurd wanneer je minder of meer tickets verkoopt. Behaal je dan nog steeds je financiële doel?

Deze begroting bespreek ik altijd met mijn klanten en vraag ik een zogeheten go/no go op aan. Dus zijn zij akkoord met de beoogde winst, ookal valt de ticketverkoop tegen? Dan is het een go. Op het moment dat mijn klanten een no go geven, gaan wij net zo lang door met puzzelen totdat het een go wordt. Wellicht moet de ticketprijs iets omhoog of moeten bepaalde kosten naar beneden om te zorgen dat we op de juiste winst uitkomen.

Wanneer er een go is gegeven, stap ik over van de strategische begroting naar de productionele begroting.

In een productionele begroting vergelijk je de begrote kosten met de daadwerkelijk uitgegeven kosten. Zo kan je altijd zien of je niet te veel geld uitgeeft. Mocht er ergens een kostenpost dus tegenvallen, bijvoorbeeld omdat je veel meer geld kwijt bent aan techniek dan eerder bedacht, dan moet je dus dat geld van een andere kostenpost halen.

Onze begrotingstemplate ontvangen?

Wil je ook een strategische begroting maken en het gemak hebben van alle formules die aan elkaar doorlinken? Wil je aan de slag met jouw eventbegroting, maar niet lopen hannesen en pielen? Maak gebruik van onze templates zodat jij:

• minimaal 5 uur tijd per begroting bespaard (met één event dus makkelijk terug verdient)

• het financiële risico van je event minimaliseert omdat je altijd weet hoeveel ruimte er nog is

• de winst maximaliseert, omdat je strategischer je geld uitgeeft

• Inclusief alle formules waardoor alle velden doorgelinkt zijn.

Je ontvangt onder andere:

• Template strategische begroting

• Template productionele begroting

• Masterclass Winstgevende evenementen organiseren boordevol tips en tricks hoe jij je begrotingen het beste kan gebruiken

Bestel onze templates via deze link en zorg voor financiële rust in je organisatieproces.