Zo zorgt eventmarketing voor volle zalen
De girlboss netwerkevents, yoga retreats en female workations schieten met paddestoelen uit de grond. Een enorme hype is er altijd rond deze evenementen. Vaak ruim een half jaar van te voren zie je de eerste berichten en voor je het weer heb jij FOMO en zit jij door de instagram pagina van dit evenement te scrollen. Jezelf af te vragen of je er misschien ook niet bij wilt zijn. Heb je het nodig? nee. Kan je het gebruiken voor de toekomst? niet perse, maar is altijd leuk. Wil je er desondanks bij zijn? Ja, stiekem wel. Wat gebeurd er toch dat jij daar zo verdwaald weg zit te dromen naar andere redenen om wel op dat evenement te zijn? In dit artikel neem ik je mee in hoe eventmarketing zorgt jou meeneemt om te zorgen voor die volle zalen.
De grote marketeers hebben het over ‘écht verbinden’ en ‘waardecreatie’ als ze praten over de groei van evenementen. Het speelt lekker in op de digitalisering en het individualisme waar de millennials zo vatbaar zijn. Terwijl wij mensen juist zoveel behoefte hebben aan verbinding, samen zijn en connectie. Dit is precies de reden waarom je met een live evenement veel meer impact kan maken op jouw doelgroep dan een online webinar of een online training.
Nou laten we dan allemaal maar evenementen organiseren dan
Zo lijkt het organiseren van een evenement de uitkomst voor elke ondernemer, niet? De realiteit is toch minder rooskleurig. Veel ondernemers hebben wel het idee om een workshop of een evenement te organiseren, maar het daadwerkelijk doen is andere koek.
Hoe zie jij de organisatie van een evenement? Is het iets waar je direct energie van krijgt en voelt de organisatie als iets lichts? Of zakt de moed je al in de schoenen als je bedenkt wat er op je to-do lijst komt te staan?
Waarom een event organiseren niet zo makkelijk is
(scroll gerust door voor het event stappenplan organiseren)
Een evenement organiseren heeft 2 grote nadelen:
Het is best wel wat werk. Even een ‘evenementje’ organiseren is er niet bij, hoe klein het event ook is. Die grote berg met werk aangaan vergt op momenten best wat moed en doorzettingsvermogen.
De angst om voor een lege zaal te komen staan. Groter kan de afwijzing niet zijn toch? Ik heb niemand in mijn praktijk gehad die deze angst helemaal niet ervaarde.
In dit monsterartikel laat ik je zien welke slimme eventmarketing stappen je kan zetten om die volle zaal te krijgen zonder achter al die leads aan te heuen.
In 10 stappen jouw evenement uitverkopen
Stap 1: Wees nieuwsgierig
Waar je voor wil waken, is dat je een idee hebt, gelijk op locatiescout gaat en een programma gaat vaststellen. Waar is het programma op gebaseerd? En welke sfeer moet de locatie hebben? Je mist dan de hele conceptfase. Alsof je een nieuw gerecht gaat uitproberen, zonder naar het recept te kijken. Zie jij jezelf al last minute een bestelling door te geven via Thuisbezorgd?
Neem de tijd om eens om je heen te kijken, bijvoorbeeld naar je concurrenten. Welke evenementen organiseren zij die lijken op het event dat jij wilt organiseren? Of bestaan er al vergelijkbare concepten in een hele andere markt? En de belangrijkste vraag: Waar willen je klanten echt mee geholpen worden?
Dit geeft je allemaal een hoop informatie die je meeneemt naar de volgende stap.
Stap 2: Laat je idee shinen
Nu is het tijd om je idee te finetunen en er een concept van te maken. Begin met een brainstorm, het liefst zo out-of-the-box mogelijk. Hoe je dat doet? Kom bijvoorbeeld met minimaal 50 ideeën voor je concept, ga associatief denken of beschrijf je droomevent.
Koppel je brainstorm aan je input bij stap 1. Zie jij een rode draad? Kan jij zien welke dingen juist wel of niet kunnen werken?
Aan de hand van deze analyse kom je tot een concreet concept waarin je ook duidelijk hebt wat je USP is en wie je doelgroep is. Met misschien wel een indicatief programma, voorbeeld locatie en optionele sprekers.
Stap 3: Creëer een beleving
Zorg dat jouw doelgroep emotioneel geraakt wordt door je evenement. Waarom dit zo belangrijk is? 95% van de keuzes die wij maken komen uit ons onbewuste brein. En deze wordt het meest beïnvloed door emoties.
Ik zie een evenement daarom ook als een film, met een introductie en een aftiteling. Vanaf het moment dat jij je evenement bekend maakt tot het moment dat je bezoekers een bedankje in hun inbox krijgen. Jij bent de regisseur van de film. Welk verhaal wil je vertellen met je event?
Stap 4: Testfase
Als het goed is, heb je een tof concept bedacht waar jij als ondernemer energie van krijgt om het te organiseren. Krijgt je doelgroep er net zoveel energie van? Dit kan je gewoon testen.
Maak bijvoorbeeld een poll aan in de BusinessBabes facebookgroep. Of deel in je Instastories dat je dit idee hebt en vraag naar reacties. Of kijk eens of mensen hun e-mailadres willen achterlaten om hier meer informatie over te ontvangen. Of vraag of je hier mensen over mag interviewen... Er zijn mogelijkheden zat! Durf jij deze uitdaging aan te gaan?
Wie weet krijg je door 1 van bovenstaande acties te doen, nog meer input om je concept te finetunen.
Stap 5: Scout eindelijk die locatie
Staat jouw concept als een huis? Dan is het tijd om de locatie te scouten en je programma eindelijk vast te leggen. En uiteraard alles wat erbij hoort. Zoals sprekers, catering, goodiebag, inrichting, aankleding en natuurlijk je inhoudelijke programma.
Stap 6: Marketingstrategie
Nu heb je al het voorwerk gedaan voor je eventmarketing. Nu kan je je strategie hiervoor bedenken. Het makkelijkst is om te kijken hoe jij nu al je marketing doet en daarop voort te borduren. Dit werkt namelijk al voor jou en bij je doelgroep.
Enkele tips die echt bij de marketing van evenementen goed van pas komen:
Eventmarketing gaat echt over herhalen, herhalen en herhalen. Je hoeft je echt niet in te houden!
Je hebt meerdere fases in je marketing. Denk aan; aankondiging, early-bird fase, reguliere tickets, last minute deals, etc. Bepaal de verschillende touchpoints en wat je de doelgroep op die momenten aanbiedt.
Zet je event gelijk sterk neer. Dus maak gelijk een grote naam bekend of lanceer het in een IGlive met een winactie.
Reviews over je events werken altijd goed!
Promoot je event in webinars, IG live of andere manieren van ‘live’ contact.
Onderzoek of je event PR waarde heeft en je terecht kan bij blogs of kranten.
Stap 7: Mond-op-mond reclame is all you need
Oke, niet helemaal waar. Toch krijgen de meeste events op deze manier wel hun meeste bezoekers. Waarom dit zo goed werkt? Het voelt betrouwbaarder als je een positieve review leest dan wanneer je de organisator vol lof hoort praten. Bovendien krijgen mensen die nog niet een kaartje voor jouw evenement hebben gekocht een beetje last van FOMO (Fear Of Missing Out).
Je kan dit stimuleren door enkele kaarten weg te geven aan influencers, een winactie te houden of wellicht een ludieke deelcampagne.
Stap 8: De beste tip die ik je geven kan
Ondanks dat jij het event organiseert, kan het heel slim zijn om met partners samen te werken. Je creëert dan namelijk een win-win-win situatie. Goed voor jou, je partner én je bezoekers.
Met welke partners kan jij een win-win-win situatie creëren? Denk bijvoorbeeld aan een spreker, goodiebagpartners of een locatiepartner. Maar bedenk zelf nog veel creatievere mogelijkheden. Ook je kleding kan worden gesponsord door bijvoorbeeld een (web)winkel. Of misschien wil je wel entertainment hebben die zo af en toe het podium pakt, zodat jij een glas water kan drinken.
Stap 9: Mindset is key
Misschien had deze ook wel als eerste genoemd moeten worden, want iedereen zal beamen dat een evenement organiseren niet zomaar iets is. Ookal krijg je er heel veel voor terug. Toch komen de meeste organisatoren dit pas later tegen. Evenementen kunnen soms namelijk een stressvolle rollercoaster zijn. Het vraagt best wel wat weerbaarheid van je om hier mee om te gaan.
Tips? Ga er vanuit dat je event niet binnen een week is uitverkocht. Heb een lange adem en focus je op de waarde die je levert. Begin klein, dus liever eerst insteken op 20 personen en wegens succes een locatie voor 50 personen zoeken in plaats van andersom. En als laatst, heb vertrouwen. Als jij de voorgaande stappen allemaal hebt gevolgd, gaat het goed komen. Of je nu voor 10 of 50 man staat.
Stap 10: Ontwikkel je eigen succesformule
Een evenement moet groeien. Stel je daarop in bij de eerste editie. Tuurlijk heb jij een x aantal mensen in de zaal nodig om aan je event te verdienen of überhaupt quitte te draaien. Dat is vaak uitproberen, kijken wat werkt en niet werkt.
Er bestaat namelijk niet één succesformule voor evenementen. Dat is, net als bij je eigen onderneming, voor elke ondernemer anders. Gebruik daarom sowieso de eerste editie voornamelijk om je concept te testen, data te verkrijgen, te voelen hoe het is om op het podium te staan en je eerste testimonials op te bouwen.
En zo kan jij in 10 stappen shinen op het podium van je eigen event. Succes!
